关于时间管理,我们已经聊了两天,今天是最后一天,分享一下我是如何将一篇案例的写作时间从3-4个小时缩少到1个小时之内的。
2019年8月底启动100天训练营之后,我忙到脚不沾地,时间不够用,凌晨睡觉成为了一种日常。在10月的某一天,实在忙的不得了的我,无奈之下,萌生了对自己的时间使用进行记录的想法。说干就干,立刻和做就做了起来。
我的时间记录法受多年前一个同事的影响,当时我刚来北京,具体是什么样的工作状态我并不记得了。只记得当时同事对我说了一句话:以小时为单位,对单位小时内完成的事项进行记录,看看自己这一个小时到底做了什么。同事说,她当时在台湾公司的时候学到的这种方法。现在想来,可能这位同事觉得我当时人虽然忙碌,效率不高。我当时确实挺忙碌,每天都在加班。 同事对我说完之后,我并没有实践,只是偶尔会试用一两次,然后就坚持不下去了。坚持不下去的原因是因为并没有觉得这件事情有多重要。所幸的事,我一直记着同事的这句话。自从个人IP100天训练营开营以来,事情多了起来,而且是那种没有办法delay的事情。我每天固定的to_do_list上就有达7项之多,这7项不包括任何工作事项。有一段时间,我每天都陷入焦虑,因为下班的时候,还有一堆事情必须完成但是仍未完成的事情。被焦虑困扰一整天的我,每天筋疲力尽中还要继续完成这些事项,整个人疲惫不堪,状态也非常不好。
这个时候,我想起了同事的以小时为单位对自己这个小时内做的事情进行记录。刚开始的时候,执行的并不好,有时候一整天都顾不上记录,有时候一天只能记录下来两三个小时。但是就这样不完美的记录,也让我的工作效率得到了极大的提高。案例输出由原来3-4个小时缩短到1个小时左右,这解决了我每天的最大的问题。之前我每天都被案例输出困扰和焦虑,自从将时间综短到1个小时之后,我的焦虑没有了,整个人的状态好了许多。
于是,在11月份,我对自己提了一个要求。将时间记录法刻到骨子里,形成生理记忆,成为习惯的一个部分。
某一天,我和KL小姐聊起我的时间记录法,并时间记录截图发到群里。KL小姐看到我的截图后,给我推荐了一本书《奇特的人生》。
有个俄罗斯人写的,《奇特的人生》。他把自己所有时间都做记录,自己慢慢发现,哪些是无效的。记录使他每天睡10个小时,他的成就是著名的生物学家。
读完这本书之后,我发现,柳比歇夫的时间记录法太牛牛。和这位牛叉的人进行对比,我的时间记录法有以下几个问题,我对这些问题进行了记录:
- 只有记录,没有统计。
- 对具体做的事情没有分类。
这两件事情意味着什么呢? 只有记录,只能碎片化地局部提高某件事情的咨询,但是不能够全盘规划自己一天的时间,提高全天的工作效率。所以在安排当天的工作时,依然把自己搞得疲惫不堪。而统计则可以知道自己每天有效工作时间,以及投入到具体事情上的总数。可以通过周总结、月总结,对自己的目标和时间投入进行对比,让自己更聚焦。 柳比歇夫将自己所有的事项分成三大类,第一类是中心工作(研究、论文等),第二类是 各类活动讲座等,第三类是创意类活动。柳比歇夫甚至准确地记录了自己一年游泳的次数和娱乐的次数。
在这本书之后,我的时间记录变成了这个样子:
9:30-10:46 经理例会+新产品讨论会 76min
10:46- 14:53 某某项目合作沟通 247mi
15:00-15:50 值周生例会 50m0n
15:50- 17:02 社保咨询 72min
17:07- 17:30 工作笔记 23min
21:36- 21:58 工作笔记 22min
22:11- 22:59 案例输出 48min
共538min,8.9h
5:40-6:27 两期训练营点评&每日叨叨叨(47min)
16:27-6:31 工作笔记(4min)
6;38-6:55 工作笔记(18min)
7:47-8:08 语法学习(21min)
8:20-8:50 英语听说(30min)
8:50-9:10 邮件处理(20min)
9:10-10:00 阅读《唐朝定居指南》(50min)
10:05-12:29 某项目&个人IP2期学员辅导(24min)
12:29-12:43 和某某电话沟通某某项目合作形式(14min)
12:50-15:00 通勤路上(130min)
15:00-16:00 阅读(60min)
18:26-19:44 阅读(78min)
21:20-22:24 案例输出(64min)
22:24-22:36 每日叨叨叨(12min)
22:36-22:48 完成6-7两天每日叨叨叨(12min)
22:48-23:20 阅读(32min)
23:20-23:39 录第10课并上传(19min)
总计635min,共10.5小时。
记录下一件事情开始的时间,记录下一件事情结束的时间,然后用加法计算出这件事情的整个完成时间。某一天,我突然发现我的案例写作在60分钟之内完成了,然后我就以这个60分钟为我的案例完成时候的标准,一直朝着这个目标努力。然后,某天之后,我的案例真的大部分都能够在60分钟以内完成了。
这样详细的记录,可以探得自己的底线,知道自己的潜力。如果一次可以在60分钟之内完成,那么为什么不能次次在60分钟完成呢?
慢慢地,一个月两个月的记录下来,截止今天,我的时间记录进入第231天。我现在已经能够相当准确地估算出我完全每件事情的时间(最大误差也控制在了半小时之内),由于对于每件事情完成时间的准确估计,我能够比较好的掌控一天的时间。不会给某一天过多的任务,也不会给某一天过少的任务。过少的任务,会让自己有浪费时间的感觉;过多的任务,则会让自己沮丧,挫败感极强。
当我能够合理安排我的时间时,我的日更时间也就保证了。如果明天早上七点(平常是 7:30)要从家里出发,根据我的时间记录,日更需要30分钟的时间。那么,我会比平常早起30分钟,以确保在7:00出发时完成当天的日更。
最重要的是,我可以通过这样的时间记录,评估出自己在每一项任务上所支付的时间。在进行这样的记录之后,在最初的几个月,我发现我认为最重要的事情,我并没有给到足够多的时间。反而是那些不重要的事情,占据了我大部分的时间。因为有数据支持,所以我能够直观的看到问题所在,然后及时地进行调整。
经过大半年的记录,我的时间管理进入了一个新的阶段:实现了时间使用的分类(这件事情,我在刚开始记录的时候完全没有头脑。记着记着,突然这个分类自己就出来了。这也是日更的神奇之处,许多答案自己跑出来了。)